Partager ses documents avec Nextcloud

Synchronisez vos fichiers, agendas, tâches et bien plus encore !

Nextcloud est une suite d'outils sur un serveur. On parle d'une instance Nextcloud. Sa fonction principale consiste à stocker et partager des fichiers en ligne. Il permet aussi d'utiliser différentes applications complémentaires comme s'il s'agissait d'un bureau à distance.

Avec Nextcloud vous pouvez partager vos documents, vos calendriers, vos tâches, vos contacts, etc. Finies les différentes versions d'un même document perdues dans des courriels, finis les changements d'horaires de réunion que tout le monde oublie ! Tout le monde a accès à la même information à tout moment !

Grâce à une suite d'applications développées par la communauté, vous pouvez aussi profiter de nombreuses fonctionnalités annexes : partager de la cartographie, des notes, des recettes de cuisine, des formulaires, des photos, etc.

Des outils de collaboration¶

Une gestion fine et simple des droits d'accès permet de partager ce que l'on veut avec qui on veut. On peut par exemple partager un dossier pour travailler à plusieurs sur un même projet tout en donnant différents niveaux d'accès, ou bien rendre public le calendrier des événements organisés par votre association.

Nextcloud propose également de nombreuses extensions pouvant être activées par l'administrateur⋅rice. Elles permettent d'ajouter des fonctionnalités, par exemple l'intégration de systèmes de messagerie, de sondages, de notes, etc... afin de coller au mieux à vos besoins.

Édition de documents¶

Parmi les extensions proposées, il en existe plusieurs qui permettent l'édition collaborative de documents. Par exemple, les suites LibreOffice ou OnlyOffice peuvent être intégrées afin de modifier en direct et à plusieurs des documents texte, diaporamas ou encore des feuilles de calcul.

Synchronisation¶

L'interface web de Nextcloud permet d'effectuer toutes les opérations nécessaires. Cependant, il est parfois plus aisé de travailler directement sur des fichiers sur son ordinateur, ou bien d'utiliser l'application d'agenda de son smartphone. Cela est tout à fait possible avec Nextcloud, qui offre une synchronisation prise en charge par la plupart des applications que vous utilisez déjà.

La synchronisation est un procédé qui permet de faire correspondre des fichiers stockés à plusieurs endroits. Par exemple vous pouvez synchroniser un dossier sur votre ordinateur, en local, avec le même dossier sur Nextcloud et si vous le partagez avec quelqu'un⋅e, le même dossier sur son ordinateur sera aussi synchronisé. Les données d'un agenda ou de contacts peuvent être traitées de la même manière.

À vous de jouer !¶

Vous pouvez commencer dès maintenant à utiliser Nextcloud !

Certains CHATONS proposent gratuitement un espace de stockage pour commencer à utiliser le service dans un cadre personnel ou pour tester. Vous pouvez par exemple aller voir du côté de Zaclys.com, TeDomum.net, ou un des nombreux autres CHATONS disponibles sur chatons.org !

Et c'est gratuit ?¶

Nextcloud est un logiciel libre, il est gratuit et peut être installé sur un serveur. Cependant, la mise à disposition de ce service demande d'avoir une certaine capacité de stockage et de la main-d'œuvre. Cela suppose aussi d'endosser la responsabilité de l'hébergement. Chaque hébergeur propose des prix différents, souvent évolutifs en fonction des usages.

Bonnes pratiques¶

Pour les dossiers partagés, n'oubliez pas que vous n'êtes pas seul·e à travailler dessus ! Il convient de définir avec toutes les personnes qui y ont accès une organisation des fichiers et des dossiers.

Comme pour tout stockage, n'oubliez pas non plus d'effectuer des sauvegardes ailleurs que sur le cloud : on ne sait jamais ce qui peut se passer !

N'oubliez pas de former les personnes utilisatrices aux nouveaux outils (conduite du changement). Il peut être utile de désigner une personne référente qui saura aider les autres en cas de besoin. N'hésitez pas non plus à faire appel à de l'aide extérieure, comme les CHATONS par exemple !

Nadia Eghbal
Sur quoi reposent
nos infrastructures numériques ?
[Version Web]
Le travail invisible des faiseurs du web
OpenEdition Press / Framabook 2017
Licence CC BY